El Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en Ingles se dedica a la gestión eficaz de los documentos y la preservación, el cuidado y el uso del patriimonio archivístico mundial a través de representación de y profesionales de archivos y documentos de todo el mundo
El ICA, cree que la gestión eficaz de registros y archivos es una condición previa esencial parEl ICA, cree que la gestión eficaz de registros y archivos es una condición previa esencial para la buena gobernanza, el estado de derecho, la transparencia administrativa, la preservación de la memoria colectiva de la humanidad y el acceso a la información por parte de los ciudadanos. La buena gobernanza, el estado de derecho, la transparencia administrativa, la preservación de la memoria colectiva de la humanidad y el acceso a información por parte del ciudadano.
Gracias a la contribución de las instituciones, los profesionales, los estados y los organismos Internacionales afrontan debidamente los problemas que conlleva la gestión de documentos, concebida en el mundo en la década de los años 50 y reconocida de manera oficial por muchas naciones, su adopción supone una verdadera revolución archivística especialmente a partir de la formulación de ciclo de vida de los documentos. Las secuelas dejadas por la destrucción de las guerras y las revoluciones y otras formas…, llevan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de la administración y la búsqueda de eficacia y economía en la gestión de los asuntos públicos.
En Bolivia de manera desordenada y sin un hilo conductor juridico, administrativo y técnico se emitieron leyes, decretos supremos, reglamentos, sistemas, manuales, etc., y otro tipo de informes destinados a normar la actividad de los archivos públicos, en muchos casos hubo repercusión, sin embargo, la Ley General de Archivos es una necesidad imperiosa que sigue siendo obligación ineludible, para establecer la obligación de la función pública y elaborar programas de gestión documental, señalar líneas técnicas, estandarizar los procesos y los procedimientos archivísticos. La formación de archivos es una obligación como también desarrollar instrumentos de descripción documental, reglamentos y manuales de procesos y procedimientos archivísticos.
Las telecomunicaciones, las tecnologías de la información y la comunicación, la era digital de la información y del conocimiento, llegaron mucho antes que la Ley General de Archivos, situación que pone a la “archivística” boliviana en estado de alerta, debido a que no se puede cumplir con la primera obligación archivística de un estado, como es la de crear un sistema que refleje la estructura archivística de la Nación.
La Ley General de Telecomunicaciones y Tecnologías de Información y Comunicación manda aplicar la Ley y su Reglamento, artículos, conceptos y definiciones relativos a la gestión de documentos digitales, la firma digital, el software libre. También manda a normalizar la gestión de procedimientos para modernizar la administración del estado, garantizando el derecho humano individual y colectivo a la comunicación, con respeto a la pluralidad económica, social, jurídica, política y cultural de los habitantes, pueblos y naciones.
Convoca también a crear sistemas de información y/o subsistemas de información, acceso, preservación y conservación de documentos digitales, integrados para brindar servicio de acceso libre a la información, la transparencia administrativa y la rendición de cuentas.
Pese a que el marco normativo en relación a los archivos en Bolivia adolece de muchas imperfecciones técnicas o metodológicas en materia de gestión de documentos hace mucha falta identificar de manera sistemática los procesos y procedimientos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que constituye un factor de riesgo para las entidades públicas, que recurren a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo.
Ante esta situación se debe propender que los archivos de las entidades públicas y privadas en cumplimiento de sus funciones tienen que estar organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaborar e implementar programas de gestión de documentos digitales, racionalizando el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.
La planificación en las entidades públicas debe hacer el esfuerzo de definir estrategias y políticas para la producción de la información necesaria para lograr una óptima generación de bienes y servicios por parte del Estado y las empresas privadas. Optimizando la inversión en tecnologías de información y la comunicación, de la administración, de esta manera, se facilita el seguimiento y evaluación de la gestión pública y privada, mediante la producción, el manejo, el intercambio de información, el uso de software libre y sistemas operativos que responden a requerimientos institucionales, asegurando la coherencia, coordinación y ejecución de políticas definidas para aportar a la estrategia del diseño en línea a través del Gobierno Electrónico.
La gestión documental se refiere a la tarea de gestionar y controlar los documentos de una organización de forma efectiva y eficiente.
Esto incluye establecer políticas y procedimientos que aseguren la correcta creación, captura, almacenamiento y uso de los documentos, así como la implementación de sistemas para indexar, organizar y recuperar la información cuando sea necesario.
El objetivo principal de la gestión documental es garantizar que la información esté disponible para quienes la necesiten, al mismo tiempo que se evita su pérdida, corrupción o acceso no autorizado.
Para promover el estudio de la Archivística
Para la toma de decisiones correctas
Para la gestión administrativa
de las personas y las instituciones.
“Gestión preventiva del patrimonio Documental y fotográfico.
Archivística básica, intermedia y avanzada
Estimado amigo y/o amiga es un honor saludarlo, aprovecho este medio para hacerle llegar la siguiente propuesta para que usted sea capacitado y obtenga competencias para organizar Fondo Documentales acumulados en ambientes inadecuados.
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